Oggi, l’organizzazione viaggi di gruppo non può concentrarsi esclusivamente sulla prenotazione di biglietti e alloggi, ma un’agenzia che si occupa di organizzare viaggi di gruppo sa che i suoi servizi devono essere molto più ampi, diversificati e completi, coprendo aree di ampio respiro come la consulenza, l’assistenza ai passeggeri, l’ottimizzazione dei costi, la comunicazione interna e gli aspetti tecnologici. I viaggi di gruppo organizzati sono una soluzione che molte persone prendono in considerazione per i propri viaggi, ma in molti non sanno come scegliere la giusta agenzia viaggi che si occupa dell’organizzazione viaggi di gruppo.
Organizzazione viaggi di gruppo: Il ruolo dell’agenzia
Storicamente le agenzie di viaggio che organizzavano vacanze di gruppo si occupavano esclusivamente della gestione degli aspetti legati direttamente all’organizzazione del viaggio, che si riducevano praticamente alla prenotazione dei biglietti di trasporto e alla ricerca dell’alloggio. Tuttavia, negli ultimi anni, lo sviluppo di Internet e delle piattaforme online ha cambiato radicalmente il modo in cui intendiamo e svolgiamo i viaggi organizzati di gruppo. Ciò ha causato un’importante espansione del ruolo e delle funzioni delle agenzie di viaggio nell’organizzazione viaggi di gruppo.
Oggi, quando una persona richiede i servizi di un’agenzia di viaggi che si occupa di viaggi gruppo organizzati, non solo cerca qualcuno che si occupi dell’organizzazione del viaggio, ma ha anche altre esigenze e aspettative. Un’agenzia di questo tipo deve assumere il ruolo di autentico partner all’interno della struttura di viaggio presso le persone che intendono partecipare al viaggio. Il ruolo della maggior parte delle agenzie è stato diversificato in una serie di servizi che possono essere suddivisi in sei aree principali. Comprendere queste aree serve per scegliere nel modo migliore quale agenzia scegliere per i viaggi in gruppo e la relativa organizzazione viaggi di gruppo.
Organizzazione viaggi di gruppo: gestione dei viaggi
Questa è la funzione centrale e quella che da sempre svolgono le agenzie che si occupano dell’organizzazione viaggi di gruppo. Questa area di servizi includerebbe la gestione e la prenotazione dei biglietti di trasporto, la ricerca di alloggi, il noleggio di auto, ecc. Sebbene sia la funzione che è stata svolta per il periodo di tempo più lungo, le nuove tecnologie hanno cambiato notevolmente il modo in cui vengono svolte queste attività, con aspetti che entrano in gioco come biglietti digitali, ecc.
Assistenza ai passeggeri
Durante un viaggio possono esserci molti imprevisti e problematiche da risolvere: rimpatrio per malattia, incidente o emergenza, smarrimento bagagli o documenti, ecc. Con un agenzia che si occupa di tutto il gruppo vacanza questi aspetti sono gestiti in totale serenità il che è un enorme vantaggio per chi viaggia.
Consulenza ai partecipanti al viaggio
I servizi di consulenza dell’agenzia di viaggio comprendono un gran numero di aspetti legati, più o meno direttamente, al viaggio: informazioni di interesse per il viaggiatore (costumi del paese di destinazione, raccomandazioni di comportamento, ecc.), ottimizzazione e controllo dei costi, ecc.
Tecnologia
L’uso corretto e costantemente aggiornato della tecnologia è fondamentale non solo per la richiesta e il confronto dei servizi di viaggio (biglietti, alloggi, ecc.) ma anche per aspetti diversi come la gestione della fatturazione o la localizzazione dei viaggiatori in situazioni estreme.
Servizi per il tempo libero
In alcuni casi, alcune agenzie viaggi offrono sconti diretti o condizioni migliori su viaggi e attività ricreative per i clienti che hanno già viaggiato con loro. Ciò serve a fidelizzare il cliente ma consente a chi viaggia di risparmiare soldi. Con la gestione completa dei viaggi, le agenzie di viaggio raggiungono l’obiettivo di dare un valore aggiunto al loro servizio, essenziale per soddisfare le attuali aspettative e necessità delle persone che vogliono viaggiare in gruppo.
